初めての購入でも安心コピー機の選び方を紹介します

コピーの選び方と言うと、普通の製品の基準「安くて良いもの」と言うかもしれませんが、これはコピー機の場合、まったく通用しません。「価格」でも「品質」でもありません。では何なのでしょうか。普通の製品を買うのと感覚が違いますので、注意が必要です。すべて業者任せにしていますと、思わず選択ミスをしてしてしまうことになりかねません。自分の目的に合致した最適なものを選びたいものです。それでは、安くて良いものではないとしたらコピー機の選択基準はなんでしょうか。3つ挙げてみましょう。第1が「月間枚数と印刷速度」第2が、「自分にとってどんな機能が必要かを知ること」、第3が「料金体系」の知識です。特に保守料金とリース料金の違いが大切です。それぞれに関して簡単に述べてみましょう。

月間印刷枚数と印刷速度について

第1の基準は、「月間印刷枚数に合わせたコピー機」の選択です。コピー機の価格は、「印刷速度」で決まってきます。早ければ早いほど価格は高くなります。月間枚数が少ない場合、そこまで速度は必要ないはずです。枚数が少ないのに高速度のコピー機ではリース料が高くついてしまいます。初めての購入で月間枚数が見当つかない場合は「500枚」という数字を基準にします。この枚数は業務用コピー機における最低限値とされているもので、SOHOや起業したての会社ならば500枚以内で収まるはずです。業務用のコピー機にするべきか、家庭用のプリンターで代用するべきは、月間印刷枚数が500枚であるか」が基準になります。また簡単な計算をしてみてもいいかもしれません。一日の印刷量×毎月の営業日= 月間印刷枚数という形で計算します。コピー機の種類は月間枚数ごとに区分されているものもありますので簡単な目安計算はやっておいた方がいいでしょう。

よく使う必要な機能の確認と料金体系について

第2の基準は、必要な機能があるかどうかです。コピー機は大きな性能の違いは思ったほどありません。例えば「カラー印刷、FAX送信、スキャナ読込、データ転送」の4大機能、拡大縮小機能や両面印刷などはあるはずです。しかし「使えると思っていた」で確認をしていないと、使えなかった何十万もかけて導入したというのに目をあてられません。まずはよく使う機能を確認しておく必要がありますしオプションの確認も必要です。特殊な要望があれば、販売店に伝えると思ってもみない機能を提案があります。第3の基準が、料金体系です。コピー機は本体の価格である「本体価格・リース料金」と保守契約にかかる「保守料金」の2種類があります。リース料金と保守料金は同時に請求されるのでごちゃまぜになってしまいがちです。リース料金は毎月定額ですが、保守料金は月間使用枚数で変動します。保守料金が高い場合、思ってもみない高額請求されたりします。